Het zal je vast niet ontgaan zijn dat er steeds meer kerkelijke activiteiten in Tripodia plaatsvinden: studies, jeugdgroepen, vergaderingen, maar ook huurders van buitenaf maken veelvuldig gebruik van Tripodia. Tripodia is niet alleen een kerkgebouw, er vinden ook allerlei commerciële activiteiten plaats. Om dit in goede banen te kunnen leiden is het belangrijk om te weten wat er bij een zaalreservering voor kerkelijke activiteiten allemaal komt kijken.
1. Contactpersoon
Degene die de aanvraag voor een zaal doet, is ook het aanspreekpunt voor als er naderhand iets niet goed is gegaan. Mocht voor jou als aanvrager er nog zaken onduidelijk zijn, schroom niet om contact op te nemen met het reserveringenteam.
2. Afsprakenlijst
Bij het versturen van de reservering gaat de aanvrager akkoord met een afsprakenlijst. Bekijk deze lijst goed van te voren om te weten wat de wederzijdse verwachtingen zijn. Omdat Tripodia en de Baptistengemeente veel met vrijwilligers werken is het van belang dat iedereen goed op de hoogte is van de afspraken. Op die manier houden we het voor elkaar werkbaar en hoeven er zo min mogelijk misverstanden te ontstaan.
3. Bevestiging reservering
Je reservering is pas definitief als je hier een bevestiging van ontvangen hebt. Let op, het reserveringenteam streeft er naar om binnen 48 uur te reageren. Maar er moet ook een afstemming met Beheer van Tripodia en met eventuele technische ondersteuning plaatsvinden om te kijken of de reservering ook daadwerkelijk haalbaar is. Dat kan de reden zijn dat je de bevestiging wat later krijgt dan je verwacht. We vragen je dan ook om minimaal een week van te voren te reserveren!
4. Gebruik zaal
Een gewenste opstelling van de zaal is voor de beheerders niet altijd te realiseren. Kom daarom op tijd om te kijken of de tafels en stoelen in de goede opstelling staan. Maar let er wel op dat de zaal weer schoon (!) en in de standaard opstelling wordt achtergelaten. In alle grote zalen kan gebruik gemaakt worden van een klimaatsysteem, een beamer en soms ook geluidsversterking. Mocht je hier niet of onvoldoende bekend mee zijn, geef dat aan in het reserveringsformulier en we doen ons best om je hierin te ondersteunen. Let wel, we werken met vrijwilligers, dus daarom kunnen we geen harde garanties geven.
5. Terugkoppeling
De bedoeling is dat als je de zaal gebruikt hebt en weer (schoon!) achterlaat, dat je even een korte checklist naloopt om te kijken of je de zaal in goede staat hebt achtergelaten. Denk hierbij aan het schoon achterlaten, afval opruimen, ramen afsluiten, lichten uitdoen, indien nodig de afwas doen, etc. Als je een afwijkende opstelling hebt aangevraagd, zet de stoelen dan weer in de normale opstelling terug. Degene die de reservering doet, is ook het aanspreekpunt voor het reserveringsteam.
