Algemeen
Over deze privacyverklaring
Voor de Baptistengemeente Katwijk is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De gemeente is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van de gemeente mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Baptistengemeente Katwijk.
Laatst bijgewerkt: 30 maart 2022
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de gemeente is.
Over de Baptistengemeente Katwijk
De organisatie van de Baptistengemeente Katwijk is gebonden aan specifieke (gemeentelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de gemeenten om conform hun eigen gemeentelijke regels gegevens te verwerken.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de gemeente is eenieder die op basis van zijn gemeentelijke functie gegevens ontvangt op grond van de statuten tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de gemeente
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen, heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de broederraad, clusterhoofd Communicatie en het AVG-team.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met [email protected].
De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
- Het recht op dataportabiliteit. Het recht om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
- Het recht op vergetelheid. Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de gemeente is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich daar niet tegen verzetten.
- Recht op inzage. Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
- Recht op rectificatie en aanvulling. Het recht om de persoonsgegevens die u verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet verzetten.
- Het recht op beperking van de verwerking. Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
- Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de gemeente als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
- Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met [email protected]. Voor uitschrijving als lid van de gemeente vereist de gemeente dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke broederraad via [email protected].
De gemeente zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is, heeft de gemeente een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De gemeente zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente.
Verwerkingen vanwege de algemene organisatie & ledenadministratie
In de Baptistengemeente vindt een aantal verwerkingen plaats, die direct verband houden met de gemeenteorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van oudsten) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Algemene organisatie
| Situatie | Welke gegevens zijn erbij betrokken | Grondslag |
|---|---|---|
| De organisatie van de gemeente kent raadsvergaderingen die leiding geven aan de gemeente. In deze raadsvergaderingen zitten oudsten die daarin verkozen worden. De statuten van de gemeente schrijft voor dat oudsten door de gemeente worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen. | naam en voornamen c.q. voorletters. | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en; het gerechtvaardigd belang van de gemeente om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid. |
Ledenadministratie
| Situatie | Welke gegevens zijn erbij betrokken | Grondslag |
|---|---|---|
| De gemeente maakt gebruik van een ledenadministratie. | Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd: naam en voornamen c.q. voorletters; straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats; geboortedatum en -plaats; geslacht; burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; alsmede de volgende gemeentelijke gegevens: doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk gemeente respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend; gemeentelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden; datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap; gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente: datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente, datum van overlijden, de aard van de verbondenheid met de gemeente. | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en/of; ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap. |
Verwerkingen vanwege het plaatselijk leven en werken van de gemeente
In het kader van het plaatselijk leven verwerkt de gemeente diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
| Situatie | Welke gegevens zijn erbij betrokken | Grondslag | |
|---|---|---|---|
| Er worden nieuwsbrieven (al dan niet elektronische) verstuurd naar leden van de gemeente, dan wel personen die de gemeente regelmatig bezoeken. | De nieuwsbrieven worden zonder vaste regelmaat verstuurd. | ☐ naam en voornamen c.q. voorletters; ☐ e-mailadres | De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst. |
| Er worden in de gebedsmail gegevens van zieke personen vermeld. | ☐ naam en voornamen c.q. voorletters; ☐ adres ☐ e-mailadres | Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in de gebedsmail heeft de gemeente toestemming verkregen namens de betrokkene. | |
| Tijdens een dienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. | De dienst: ☐ is publiekelijk te volgen via internet ☐ is alleen voor abonnees te volgen via internet ☐ is alleen in de gemeente te volgen. | ☐ de naam en voornamen ☐ gegevens rondom ziekte en gezondheid | De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. |
| Er worden opnames van diensten gepubliceerd | ☐ met beeld ☐ de diensten staan voor een beperkte periode online, namelijk van september tot september: ☐bij bijzondere diensten (rouw-, trouw- opdraag- en doopdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie | Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt. | Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze diensten mee te maken plaatst de gemeente diensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang. |
| Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker. | ☐ ip-adres ☐ surfgedrag ☐ type apparaat | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren. | |
| Op onze website staan foto’s van functionarissen van de gemeente. | ☐ foto ☐ onderschrift met naam ☐ onderschrift met bediening | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. | |
| Op onze website staan foto’s van bezoekers van de gemeente. | ☐ op een openbare pagina ☐ op een ledenpagina | ☐ foto ☐ onderschrift met naam | De gemeente verwerkt foto’ s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van de gemeente. De gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze op de website te plaatsen. |
| Op onze website staan bedieningsleiders van de gemeente/plaatselijke gemeente. | ☐ op een openbare pagina | ☐ foto ☐ e-mailadres ☐ naam ☐ bediening | De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren. |
| Gemeenteleden worden aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging | ☐ naam en voornamen c.q. voorletters; ☐ straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats; ☐ geslacht; ☐ e-mailadres | Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang om een financiële bijdrage. |
Bewaartermijnen
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
Wel willen wij u erop wijzen dat wij verplicht zijn om onze gegevens 7 jaar in onze financiële administratie te bewaren voor de belastingdienst.
Doorgifte aan derden
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
- Administratiekantoren
- Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
- Internetdiensten (zoals cloud-opslag)
Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens
Maatregel
De gemeente heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen.
De broederraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) | ☐ jaarlijks |
| Alle vrijwilligers/oudsten/bedieningsleiders van de gemeente krijgen een bericht over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, ten minste | ☐ bij intreding in de positie/functie/de bediening ☐ jaarlijks |
| De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door | ☐ jaarlijkse toezending ☐ de website (inclusief app) |
| De bezoekers van de gemeente worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente, met toezending van het privacy-statement, door | ☐ fysieke uitgave ☐ de website |
| Binnen de gemeente is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte. | |
| Binnen de gemeente is de afspraak met betrekking tot wachtwoorden waarmee men toegang krijgt tot persoonsgegevens vanuit de gemeente dat deze: | ☐ jaarlijks worden gewijzigd |
| De gemeente beveiligt digitale persoonsgegevens op de computer afgeschermd middels wachtwoorden. Geprinte persoonsgegevens zijn opgeslagen in orders en worden bewaard in kasten, waarvan de ruimte afgesloten is. |