Tripodia: Nieuwe afspraken voor het reserveren van zalen

Binnen Tripodia worden de zalen intensief gebruikt. Naast commerciële verhuur aan externe organisaties vinden er ook veel activiteiten plaats vanuit Baptistengemeente Katwijk. Om alles goed te laten verlopen, zijn er enkele belangrijke wijzigingen doorgevoerd in het reserveren en gebruiken van de zalen.

1. Reserveer minimaal twee weken van tevoren

De belangrijkste verandering is dat een zaal minimaal twee weken vooraf gereserveerd moet worden. Dit geeft het reserveringenteam en het beheer van Tripodia voldoende tijd om aanvragen af te stemmen met andere activiteiten en de commerciële verhuur. Wanneer een aanvraag later wordt gedaan, kan niet worden gegarandeerd dat de gewenste ruimte nog beschikbaar is. Het reserveringssysteem is hier inmiddels op aangepast: aanvragen die minder dan veertien dagen in de toekomst liggen, kunnen niet meer worden ingevoerd.

2. geef ook andere benodigde ruimtes aan

In het reserveringsformulier is nu een extra optie toegevoegd. Naast de gewenste zaal kun je ook aangeven of je andere ruimtes wilt gebruiken, zoals de foyer of de keuken. Zo weet het team vooraf precies wat er nodig is en wordt voorkomen dat ruimtes onverwacht gebruikt worden.

3. verantwoordelijkheid voor de zaal

Degene die een zaal reserveert, is ook het aanspreekpunt voor het netjes achterlaten van de ruimte. Ben je zelf niet aanwezig tijdens de activiteit? Zorg er dan voor dat iemand anders deze verantwoordelijkheid overneemt en duidelijk weet wat er verwacht wordt. Bij het alarm (achter de bar) hangt een QR-code met zaalinstructies en een checklist. Scan deze met je telefoon, loop de punten door en zorg dat alles na afloop is gecontroleerd.

4. Scan de qr voor het achterlaten van een nette zaal

Bij het reserveren van een zaal, krijgt de aanvrager ook een aantal documenten doorgestuurd. Deze documenten zijn er niet voor niets. Dit is bedoeld om de zaal in goede orde achter te laten voor de volgende gebruiker. Lees als aanvrager van de zaal de documenten goed door en zorg dat deze instructies opgevolgd worden. Als de aanvrager niet tijdens de activiteit zelf aanwezig is, kan men ook bij het alarm (achter de bar) een QR code scannen waarbij je op je telefoon een checklist te zien krijgt. Deze checklist dient ook digitaal ‘afgevinkt’ te worden. na afloop. Via de QR-code kom je ook op een pagina met Instructies voor de zaal. Zie onderstaande buttons.

Checklist zaal Instructies zaal

5. Meld je af als de activiteit niet doorgaat

Het komt nog wel eens voor dat er een ruimte gereserveerd wordt, maar dat uiteindelijk de activiteit niet doorgaat. Vergeet dan vooral niet de reservering te annuleren door een berichtje te sturen naar reserveringen@baptistenkw.nl. Hiermee is de ruimte weer beschikbaar voor andere activiteiten.

Samen zorgen we dat het werkt

Deze wijzigingen zijn bedoeld om meer duidelijkheid te geven voor iedereen die gebruikmaakt van Tripodia en om de samenwerking tussen Tripodia en de activiteiten van de gemeente soepel te laten verlopen. Samen kunnen we ervoor zorgen dat Tripodia een gastvrije en goed functionerende plek blijft voor al onze activiteiten. Heb je vragen over reserveringen? Neem dan contact op met het Team Reserveringen via: reserveringen@baptistenkatwijk.nl. Wil je een zaal reserveren? Gebruik dan onderstaand reserveringsformulier.

Zaalreserveringsformulier